Duke Dat is waar. Je zou ook iets kunnen schrijven zoals "Dit bedrag kan voor u wellicht even schrikken zijn, maar u hebt de volgende opties om hier iets aan te doen" of zoiets.
Maar toen ik als consultant voor de overheid werkte, is bij mij ook erin geramd om zo kil en afstandelijk mogelijk te communiceren. Zelfs al vroeg ik me af of dat wel zo slim was als we op samenwerking van bijv. een gemeente aangewezen waren.
Wat ik zou willen schrijven: "Wij werken samen met overheidsinstantie Y aan project X. Met dit project willen we ook in uw gemeente A, B en C verbeteren. Het enige dat u hoeft te doen, is het bijgaande toestemmingsformulier in te vullen. Zou u dit voor datum Z willen doen?"
Wat ik moest schrijven: "Zoals reeds aan u medegedeeld door overheidsinstantie Y zal het project X in uw gemeente plaatsvinden. Wij verzoeken u het bijgaande toestemmingsformulier zo snel mogelijk, doch uiterlijk datum Z retour te zenden."